Aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia – wzór

W jakim terminie przygotowuje się aktualizację informacji o warunkach zatrudnienia?

Pracodawca ma obowiązek przekazania pracownikowi rozszerzonych informacji o warunkach zatrudnienia w terminie 7 dni, licząc od dnia dopuszczenia danej osoby do pracy na określonym stanowisku.

W przypadku aktualizacji warunków zatrudnienia informacja na ten temat powinna zostać przekazana pracownikowi niezwłocznie, najpóźniej w dniu, w którym dane zmiany mają zastosowanie w stosunku do pracownika. Pracodawca przygotowuje przykładową aktualizację informacji o warunkach zatrudnienia w formie papierowej lub elektronicznej.

Do przygotowania dokumentu może użyć gotowego wzoru, dzięki któremu opracuje pismo szybko i sprawnie. Wzór aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia uwzględnia wszystkie niezbędne elementy formalne.

Co należy uwzględnić w aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia?

Warunki zatrudnienia uwzględniane są w umowie o pracę zawieranej z pracownikiem. Jeśli ulegają one zmianie, konieczne staje się zaktualizowanie informacji o warunkach zatrudnienia, jednak nie w całości, a jedynie w zakresie wprowadzanych zmian. W takiej sytuacji pracodawca przygotowuje aktualizację informacji o warunkach zatrudnienia, które mogą dotyczyć:

• obowiązującego wymiaru czasu pracy: dobowego i tygodniowego,
• przysługujących pracownikowi przerw w pracy,
• zasad pracy w nadgodzinach,
• wymiaru przysługującego urlopu,
• zasad przemieszczania się między różnymi miejscami pracy,
• składników wynagrodzenia, w tym świadczeń pieniężnych i rzeczowych, które przysługują pracownikowi.

Warto wspomnieć, że jeśli pracodawca nie był objęty obowiązkiem ustalenia regulaminu pracy, ponieważ zatrudniał mniej niż 50 pracowników, informował ich także w sposób indywidualny o: porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia, o sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz o sposobie usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Czy zmiana warunków zatrudnienia zawsze wymaga aktualizacji?

Przed nowelizacją przepisów, o zmianie w zakresie:

• norm czasu pracy, 
• częstotliwości wypłaty wynagrodzenia, 
• wymiaru urlopu wypoczynkowego,
• długości wypowiedzenia,
• układu zbiorowego pracy,

trzeba było poinformować pracownika niezwłocznie, nie później niż w ciągu miesiąca od dnia wejścia w życie danych zmian. Obecnie pracodawca musi przekazywać aktualizację informacji o zmianie warunków zatrudnienia w przypadku każdej z tych danych, a także w przypadku zmiany innych danych, uwzględnionych w rozszerzonej informacji o warunkach zatrudnienia.

Obowiązek ten nie dotyczy jednak sytuacji, kiedy zmiana warunków zatrudnienia wynika bezpośrednio ze zmiany przepisów prawa pracy lub prawa ubezpieczeń społecznych.