Lista uczestników wycieczki – wzór

Jak powinna wyglądać lista uczestników wycieczki szkolnej?

Lista uczestników wycieczki szkolnej przyjmuje najczęściej formę tabeli, ewentualnie wypunktowania. Zawiera między innymi imiona i nazwiska uczestników wyjazdu, a także ich podstawowe dane, przydatne dla opiekunów. Przykładowa lista uczestników wycieczki może uwzględniać:

• imię, 
• nazwisko,
• numer PESEL,
• oznaczenie klasy,
• dane kontaktowe do rodziców dziecka – numer telefonu rodzica,
• adres zamieszkania. 

Dokument powinien zawierać też datę sporządzenia i pieczęć szkoły. Na liście uczestników można określić również, który z nauczycieli jest opiekunem danego ucznia. Ułatwia to ustalenie ewentualnej odpowiedzialności za zdarzenia, w których uczeń brał udział. 

Jakie znaczenie ma lista uczestników wycieczki szkolnej?

Kompletna lista uczestników wycieczki szkolnej, opracowana na podstawie wzoru listy uczestników wycieczki szkolnej to bardzo cenne źródło informacji dla osób odpowiedzialnych zarówno za organizację wyjazdu, jak i za jego rozliczenie.

Z dokumentu korzysta się podczas zbierania wpłat na wycieczkę oraz podczas zbierania zgód na wyjazd od rodziców lub opiekunów prawnych uczestników. Później z listy korzystają opiekunowie wycieczki, regularnie sprawdzając, czy wszyscy uczniowie stawili się w miejscu zbiórki. Zawarte w tabeli dane kontaktowe do rodziców każdego uczestnika przydają się natomiast w sytuacji, kiedy uczeń sprawia problemy lub gdy ulega wypadkowi w trakcie wycieczki.

Dokument można wykorzystać także w momencie, kiedy kierownik rozlicza koszty wyjazdu i dokonuje ewentualnego zwrotu nadwyżki wpłat nad poniesionymi kosztami. Taka nadwyżka powinna podlegać proporcjonalnemu zwrotowi na rzecz każdego z uczestników wyjazdu. 

Jakie dokumenty przygotowuje kierownik wycieczki?

Lista uczestników wycieczki szkolnej to tylko jeden z dokumentów, jakie przygotowuje kierownik wycieczki po to, aby dyrektor wydał zgodę na wyjazd uczniów. Pozostała część dokumentacji obejmuje:

• kartę wycieczki,
• program/harmonogram wycieczki,
• zgody rodziców,
• rozliczenie wycieczki.

Najwięcej informacji zawiera karta wycieczki szkolnej, w której określa się między innymi termin wyjazdu, termin powrotu, cel podróży, przebieg wycieczki, wybrany środek transportu, miejsca noclegowe, planowane atrakcje, itd.

Jeśli planowany wyjazd to wycieczka zagraniczna, dokumentację zatwierdza kurator oświaty. Warto wiedzieć, że poza przygotowaniem dokumentów związanych z wyjazdem kierownik wycieczki odpowiada również za:

• opracowanie regulaminu wycieczki,
• organizację noclegów, transportu oraz wyżywienia,
• określenie zadań opiekunów wycieczki,
• zapoznanie uczestników wycieczki z zasadami bezpieczeństwa,
• dysponowanie środkami finansowymi zebranymi od uczestników wycieczki,
• dokonanie rozliczenia wycieczki.