Rozliczenie wycieczki szkolnej – wzór

Jak wygląda rozliczenie wycieczki szkolnej?

Przykładowe rozliczenie wycieczki szkolnej obejmuje nieco inny zakres informacji zależnie od tego, jaki był jej harmonogram, czyli jakie atrakcje przewidziano dla uczestników wyjazdu. Zazwyczaj w treści dokumentu uwzględnia się między innymi:

• dane kierownika wycieczki,
• termin wycieczki, 
• miejsce docelowe,
• liczbę uczestników wycieczki,
• oznaczenie wysokości wpływów, czyli sumy wpłat od uczestników wycieczki oraz innych wpływów, np. dofinansowania od organu prowadzącego,
• oznaczenie wysokości wydatków,
• kwotę kosztów wycieczki w przeliczeniu na jednego uczestnika, 
• pozostałą po rozliczeniu kwotę, czyli różnicę między wpływami a kosztami,
• sposób wykorzystania ewentualnej nadwyżki.

Warto wspomnieć przy tym, że wpłaty uczestników wycieczki nie stanowią wynagrodzenia dla nauczycieli za sprawowanie opieki nad dziećmi podczas wyjazdu. Również dyrektor nie musi wypłacać pedagogom wynagrodzenia za dodatkowe godziny pracy – nawet jeśli wyjazd wiąże się ze sprawowaniem nad uczniami opieki 24h na dobę.

Nauczyciel za organizację i udział w wycieczkach szkolnych może otrzymać natomiast dodatek motywacyjny. Jest to nagroda dla pracowników wyróżniających się w realizacji obowiązków służbowych. 

Jakie informacje uwzględnia się w rozliczeniu wycieczki szkolnej?

Rozliczenie wycieczki szkolnej przygotowuje się na podstawie dokumentów, takich jak harmonogram wycieczki/program wycieczki oraz na podstawie paragonów i faktur. Źródłem informacji o wpływach jest lista wpłat oraz dokumenty dotyczące ewentualnego dofinansowania wycieczki dla uczniów, np. przez urząd gminy. W kosztach uwzględnia się natomiast:

• koszty przejazdu (autokar, bilety przejazdowe),
• koszty wyżywienia,
• koszty biletów wstępu (muzeum, zoo i inne).

Samo rozliczenie sprowadza się zatem do zsumowania kwoty wpływów oraz kosztów. Obliczona na tej podstawie różnica – jeśli jest nadwyżką – powinna zostać zwrócona w proporcjonalnej kwocie każdemu z uczestników wycieczki. Szkoła może jednak w inny sposób zagospodarować pozostałe środki, jeśli rodzice uczniów wyrażają na to zgodę.

Jakie dokumenty związane z wycieczką przygotowuje kierownik wycieczki?

Do opracowania rozliczenia po powrocie z wycieczki kierownik może użyć uniwersalnego wzoru rozliczenia wycieczki szkolnej. Pismo nie jest jednak jedynym dokumentem, jaki sporządza kierownik wycieczki. Pozostałe to:

• karta wycieczki,
• program/harmonogram wycieczki,
• dowód ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków,
• kosztorys wycieczki,
• regulamin wycieczki,
• lista uczestników wycieczki,
• zgody opiekunów prawnych/rodziców na wyjazd dziecka.

Dokumenty opracowuje się na potrzeby dyrektora, który musi zatwierdzić plan wycieczki szkolnej przed wyjazdem. Dokumentacja przedstawiana jest kuratorowi, jeśli kierownik planuje wyjazd zagraniczny.