Opis
Z czego składa się protokół z zebrania z rodzicami?
Przykładowy wzór protokołu z zebrania z rodzicami nie został uregulowany żadnymi przepisami, dlatego jego zawartość to w głównej mierze kwestia praktyk stosowanych w danej placówce. Przyjmuje się jednak, że dokument powinien zawierać co najmniej:
- oznaczenie daty zebrania,
- określenie tematu zebrania,
- opis przebiegu zebrania,
- dane protokolanta,
- podpis protokolanta.
Najtrudniejszą do opracowania częścią pisma jest natomiast opis przebiegu zebrania, w którym można uwzględnić:
- powitanie rodziców,
- wybór protokolanta,
- omówienie przez nauczyciela tematu spotkania,
- pytania rodziców,
- sprawy bieżące,
- rozmowy indywidualne,
- zakończenie i pożegnanie.
Dokument można opracować, sięgając po wzór protokołu zebrania z rodzicami. Do wypełnionego protokołu należy dołączyć także listę obecności rodziców. Warto pamiętać, aby w dokumencie uwzględnić także wszelkie istotne decyzje, które zostały podjęte przez uczestników zebrania.
Co dzieje się z protokołem z zebrania z rodzicami?
Gotowy protokół z zebrania z rodzicami powinien zostać dokładnie sprawdzony pod kątem błędów i nieścisłości. Następnie należy przekazać go do weryfikacji rodzicom, czyli uczestnikom spotkania.
Dokument można udostępnić drogą mailową, a także za pośrednictwem strony internetowej. Inna metoda weryfikacji protokołu to wydrukowanie dokumentu i rozdanie go rodzicom na kolejnym zebraniu.
Oryginał należy przechowywać na zasadach określonych w statucie placówki. Protokół może stanowić dowód na przekazanie rodzicom informacji np. o ryzyku wystąpienia zdarzeń zagrażających bezpieczeństwu uczniów, dlatego warto mieć go pod ręką na wypadek ewentualnego postępowania wyjaśniającego.
Jak poprawnie przygotować protokół z zebrania z rodzicami?
Przygotowując protokół, można sięgnąć po gotowy wzór pisma lub zainspirować się przykładowymi protokołami z zebrań z rodzicami. Należy jednak znać też ogólne zasady sporządzania takich dokumentów. Jedną z najważniejszych jest zapisywanie kluczowych informacji jeszcze w trakcie zebrania, czyli robienie treściwych notatek, na podstawie których opracowana zostanie finalna wersja protokołu.
Co ważne, protokolant może przygotować się do tworzenia takich notatek jeszcze przed zebraniem, jeśli uzyska informacje o temacie spotkania i wydrukuje uprzednio na przykład listę uczestników czy plan przebiegu spotkania. Samą treść protokołu należy opracować tak, aby dokument okazał się pismem zwięzłym i rzeczowym.
Protokolant nie może przytaczać w nim każdej wypowiedzi, ponieważ protokół musi być rzetelny i konkretny. Konieczne jest zatem ograniczanie opisywanych treści do niezbędnego minimum, przy jednoczesnym uwzględnieniu w piśmie:
- omawianych tematów,
- głównych wypowiedzi, punktów dyskusji, podjętych decyzji,
- planów na przyszłość – na podstawie decyzji.
There are no reviews yet.